Выбираем оптимальный конференц-зал

Залог успеха – в мелочах. Качество проводимого мероприятия зависит не только от содержания самой встречи, тайм-менеджмента и прочего. Залог успеха лежит и в организационных моментах. Поэтому правильно подобрать конференц-зал не менее важно, чем выбрать хорошего ведущего.

С чего начать?

Прежде чем подбирать площадь под аренду, следует определиться с такими показателями:

• точная цель и тема мероприятия;
• количество участников;
• продолжительность события.

Эти факторы стоит учесть еще до того, как начнете выбирать конференц зал, чтобы потом не пришлось искать другое помещение либо «подстраивать» под потребности уже арендованное.

Вместимость

Важно заранее знать, на какое приблизительно количество человек рассчитано мероприятие. При этом необходимо оставить некоторый запас мест, чтобы не было накладок.

Просторность

Помещение должно соответствовать запланированному событию. А значит нужно правильно подобрать площадь. Она должна быть не только вместительной, но и просторной, удобной для прохождения большим количеством человек. Кроме того, видимость спикера должна быть наилучшей.

Оснащенность зала и коммуникации

В столице аренда залов – удовольствие недешевое, поэтому помещение стоит подбирать с наличием необходимой аппаратуры и проведенных коммуникаций, а именно:

• проектор;
• мультимедийная доска;
• микрофоны (со шнуром и без);
• видео и аудио аппаратура.

Также следует уточнить, имеется ли в помещении звукорежиссер, либо нужно приходить со своим.

Шумоизоляция

В проведении события важно соблюдать настроение. Если это бизнес-встреча или семинар, то важно максимально убрать все отвлекающие факторы: шум с улицы, коридора и прочее. Важным будет и освещение, которого должно быть достаточно для ведения записей.

Расположение

Мероприятия подобного масштаба лучше проводить либо в центральной части города, либо полностью за городом. Но во втором случае придется заботиться о размещении участников. Центр предполагает оптимальную транспортную развязку, а значит и удобство для участников и гостей.

Оптимальный выбор

Чтобы не беспокоиться о мелочах и основные силы кинуть на организацию мероприятия, съем зала рекомендуется проводить у проверенных компаний. «Киевпроект» предлагает помещения на любое количество участников – от 60-ти до 500-та. При этом, в арендуемой площади присутствует необходимое звуковое оборудование и киноэкран на сцене. Также, в помещении удобные сидения, что позволяет комфортно проводить долгие мероприятия, а максимально близкое расположение к двум линиям метро (2 минуты до станции «Театральная» и три – до «Золотых ворот») избавят участников от проблем с поиском здания.